Benefit Cosmetics delizia i clienti grazie ad Asana

Nel 1976, le gemelle Jean e Jane Ford aprirono un piccolo negozio di trucchi a San Francisco. Il loro obiettivo era quello di guadagnare solo 33 $ al giorno per andare in pari con le spese, e ci sono riuscite. Oggi, Benefit Cosmetics è un marchio di bellezza amato, con prodotti in oltre 55 paesi e più di 3.000 BrowBar Beauty Lounge, che detengono il Guinness World Record per “il maggior numero di cerette alle sopracciglia eseguite in otto ore da un singolo team”. L’azienda di proprietà di LVMHè nota per il packaging e il marketing dalla grande personalità. Il loro slogan in sintesi: “Ridere è il miglior cosmetico”.

Jessie Geisen, Brand Marketing Manager per il team di marketing statunitense di Benefit, aiuta i creativi alle spalle di questo marchio così apprezzato a rimanere produttivi. Il team creativo statunitense comprende designer, copywriter e specialisti di video e fotografia, che lavorano anche su 75 progetti contemporaneamente. Jessie gestisce i loro carichi di lavoro, classifica 50-60 richieste da altri team ogni mese e pianifica le tempistiche delle campagne. Dai comunicati sui prodotti alle email, dai media a pagamento all’influencer marketing per il mercato statunitense, Jessie tiene tutto sotto controllo e incontra ogni settimana ogni singolo creativo per esaminare le sue attività.

Il team statunitense utilizzava in precedenza uno strumento di gestione del lavoro, ma alcune importanti funzionalità non erano presenti. Non c’era la possibilità di comunicare e fare domande sulla piattaforma, quindi quando i creativi ricevevano un incarico ma mancavano delle informazioni, dovevano rintracciarle in chat o per email. Nel frattempo, Jessie aveva bisogno di definire le tempistiche delle campagne e il carico di lavoro, ma lo strumento non supportava queste funzionalità, e per questo doveva esportare i dati in un foglio di calcolo e utilizzare formule manuali. Questo sistema stava diventando un freno per il team:

• le numerose conversazioni parallele su chat o email rallentavano la produzione e causavano la dispersione del contesto;

• il lavoro vero e proprio veniva trascurato perché non era centralizzato;

• Jessie passava troppo tempo a gestire manualmente i resoconti sul carico di lavoro e a pianificare manualmente le tempistiche.

Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro  questo tipo di “attività superflue” occupa oltre il 60% del tempo di un operatore della conoscenza negli Stati Uniti. Jessie si è messa alla ricerca di una nuova piattaforma di gestione del lavoro per accelerare l’esecuzione creativa e rendere più efficiente la collaborazione per il team con sede negli Stati Uniti.

Un metodo migliore per condividere le informazioni e semplificare il calendario di un team molto impegnato

Il team era alla ricerca di una piattaforma in grado di monitorare tutti i tipi di progetti e consentire di porre domande all’interno dello strumento stesso. Jessie aveva anche bisogno di gestire le richieste in entrata provenienti da altri team, e di pianificare più rapidamente le tempistiche delle campagne e le risorse del team.

Alcuni membri del team avevano già utilizzato Asana in precedenza e, rispetto ad altre opzioni, hanno riscontrato che era graficamente la più facile da usare. Quando i diversi progetti sono raggruppati per colori, come il viola per le iniziative del marchio, diventa più facile vedere tutto il lavoro in corso. “Asana è stata per noi la soluzione migliore perché è facile da usare”, afferma Jessie. “I colori mi aiutano a capire subito cosa sta succedendo, senza sentirmi sommersa da così tante informazioni.”

I membri del team sono stati attratti anche dalla flessibilità delle viste di Asana, dalla sua funzionalità Gestione delle risorse e dalla possibilità di aggiungere commenti e allegati alle attività. “La funzionalità per i commenti di Asana si è dimostrata della massima importanza. Se un designer è confuso su un incarico o non ha una risorsa di cui ha bisogno, può lasciare un commento sull’attività invece di inviare separatamente dei messaggi a un altro team”, afferma Jessie.

Implementazione di Asana nel team creativo

I creativi di Benefit non vedevano l’ora di passare ad Asana e di risolvere le sfide che stavano affrontando. Hanno collaborato con un responsabile del successo dei clienti (CSM) di Asana per impostare flussi di lavoro che corrispondessero alle modalità operative del team statunitense. Jessie ha quindi guidato il team attraverso le fasi di presentazione e formazione, sulla base delle best practice per l’implementazione fornite dal CSM, per dimostrare come utilizzare Asana per i diversi ruoli dei membri.

Per favorire l’adozione, Jessie è stata una promotrice instancabile di Asana e il punto di riferimento per le domande del team. Con il passare del tempo, ha ripetuto i processi di produzione e inviato email settimanali con aggiornamenti relativi ad Asana, per esempio promemoria e miglioramenti delle funzionalità dal CSM. Dopo due mesi, il team e la vicepresidente del marketing si sono convinti e sapevano come usare Asana per risolvere i loro problemi.

Risparmio di 10 settimane lavorative all’anno con comunicazioni e richieste centralizzate

Oggi, il team di marketing negli Stati Uniti utilizza Asana per gestire tutti i progetti e le richieste per un’esecuzione più rapida.

Classificazione delle richieste di creatività con i moduli

Il team creativo ora riceve richieste di lavoro tramite un modulo Asana, con una media di 78 moduli al mese. Questo contribuisce a un risparmio di tempo stimato di quasi sei settimane lavorative all’anno, eliminando i continui andirivieni di messaggi. Le richieste confluiscono in un progetto Asana “Richieste di creatività in arrivo”, che funge da posta in arrivo e che viene gestito da Jessie. Al suo interno sono presenti le sezioni per le “Nuove richieste”, le “Richieste approvate” e le “Richieste archiviate”.

Ogni modulo inviato viene visualizzato come un’attività, con campi personalizzati generati automaticamente a partire dalle informazioni inserite nei campi dei moduli. Quando una richiesta viene approvata, Jessie crea sottoattività per ogni fase di esecuzione e le assegna al creatore di contenuti o designer appropriati. Tutti i feedback e le comunicazioni avvengono nei commenti dell’attività principale, in modo che il contesto completo e le ultime decisioni siano ben visibili ai collaboratori.

Jessie aggiorna il modulo di Asana per ripetere il processo del team. Si assicura che i richiedenti forniscano ai creativi tutte le informazioni di cui hanno bisogno in anticipo, in modo che possano iniziare subito a lavorare. Un campo chiede al richiedente di elencare eventuali “collaboratori” per il progetto, persone che potrebbero voler essere sempre aggiornate. Jessie aggiunge quindi queste persone all’attività di Asana in modo che possano ricevere notifiche e partecipare alla fase di revisione.

Monitoraggio del carico di lavoro

Jessie utilizza la funzionalità Gestione delle risorse per calcolare automaticamente la disponibilità del team e visualizzarla su una cronologia settimanale. Ha creato un portfolio per ogni team per contenere i loro progetti e attività, per esempio un portfolio per il team di design, e può selezionare la vista del carico di lavoro per visualizzare le attività di ogni designer. Jessie condivide poi la vista con i creativi ogni lunedì per esaminare il programma della settimana e apportare eventuali modifiche. Questa istantanea grafica non era possibile quando Jessie usava i fogli di calcolo. Ora vede gli aggiornamenti automatici a ogni modifica delle date di scadenza o delle responsabilità su Asana.

Gestire il lavoro in questo modo su Asana aiuta il team creativo di Benefit a creare un business case per assumere più risorse, per esempio designer o copywriter freelance, perché può facilmente confrontare il carico di lavoro con il numero di richieste ricevuto.

Pianificazione delle date delle campagne

Per pianificare la cronologia di una nuova campagna negli Stati Uniti, Jessie utilizza semplicemente un modello di progetto Asana con i traguardi principali. Inserisce la data di lancio e Asana compila automaticamente le date di scadenza per ogni attività. Quindi aggiunge qualsiasi altra attività specifica per quella determinata campagna. “In soli cinque secondi tutte le date sono inserite, mentre con i fogli di calcolo ci voleva almeno un’ora”, spiega Jessie.

Il team creativo utilizza anche la vista calendario per vedere quando sono in corso più campagne, in modo da individuare le lacune e pianificare in modo proattivo le sovrapposizioni. Le attività utilizzano campi personalizzati per indicare i diversi tipi di lavoro in base al colore, come “contenuto”, “contenuti multimediali a pagamento” e “inviato agli influencer”. Questo consente al team di filtrare ed esaminare categorie di lavoro specifiche, ad esempio solo la cronologia del marketing degli influencer.

Centralizzazione della comunicazione e collaborazione

In totale, il risparmio di tempo stimato del team di marketing degli Stati Uniti derivante dall’utilizzo di Asana è di 52 giorni lavorativi, o 10 settimane lavorative, all’anno. Queste nuovo modo di essere efficienti contribuisce a migliorare il morale dei designer, aiuta il team a realizzare ogni iniziativa avviata (mantenendo sempre tutto sotto controllo) e consente al team di gestire progetti più ambiziosi e complessi, per esempio una complicata campagna pubblicitaria a pagamento per POWmade, il lancio di un nuovo prodotto per le sopracciglia.

Oltre all’utilizzo dei moduli, la centralizzazione delle comunicazioni direttamente nelle attività di Asana contribuisce notevolmente a questi risparmi di tempo. Il team condivide oltre 600 commenti al mese, riducendo così la necessità di passare da un contesto all’altro, dalle email alle chat e ad altre piattaforme.

“Il nostro team è in grado di portare a termine i progetti creativi molto più rapidamente, perché ottiene subito le informazioni di cui ha bisogno”, spiega Jessie. “Questo è un vantaggio per tutti. La frustrazione e le comunicazioni esterne, che rallentano il lavoro, si sono ridotte.”

Una collaborazione creativa efficiente consente a Benefit di diffondere più armonia

Il team di marketing di Benefit negli Stati Uniti ha in serbo altre campagne deliziose, in vista di un anno di entusiasmanti lanci di prodotti. Il team creativo ha elaborato nuove idee per attirare i consumatori sui nuovi prodotti e ha pianificato la gestione di queste iniziative ed eventi su Asana. Mentre Jessie continua a semplificare il processo creativo, spera di portare su Asana altri team con cui collabora, come quello dei social media di Benefit. Il futuro si prospetta bellissimo per un’azienda che crede che la risata sia il miglior cosmetico e che usa Asana per portare questo messaggio ai suoi fan statunitensi.